我们都经历过糟糕的会议。无论是计划不周、话题冗长,还是准备不足,低效的会议都在浪费宝贵的时间和金钱。
但 Amazon 创始人兼 CEO Jeff Bezos 可能已经破解了让会议更高效的密码。通过他的年度股东信以及近期的采访,Bezos 分享了 Amazon 的会议文化。这一切归结为三条简单的规则。
"我们尽量让团队规模不超过两个披萨能喂饱的人数," Bezos 说,"我们称之为'两个披萨团队规则'。"
如果你曾经参加过人数过多的会议,就能理解这个规则的智慧所在。团队越大,意见就越多,达成结论和做出决策就越困难。如果其中一些人只是喜欢听自己说话的声音,你的会议注定会成为时间杀手。
但有了两个披萨团队规则,你既能获得多样化的观点和想法,同时又保持敏捷和可控。
"Amazon 内部不使用 PowerPoint," Bezos 自豪地宣称,"会议发起人需要准备一份六页的……叙事结构化备忘录。它有完整的句子、主题句、动词和名词——而不仅仅是要点符号。"
在最近的股东信中,Bezos 详细介绍了撰写这些备忘录所需的工作,他说可能需要一周或更长时间来编写和完善:
优秀的备忘录需要反复撰写和修改,与同事分享并请他们改进,放置几天,然后用全新的思维再次编辑。它们根本无法在一两天内完成。
这样的叙事备忘录之所以是好主意,是因为我们的大脑处理优秀的叙事比处理硬数据要好得多。这种叙事备忘录让作者有机会充分传达他们想法背后的思考,也让会议参与者有机会更好地理解完整的概念。
当然,如果会议参与者不做准备,这一切都毫无意义,这就是为什么第三条规则是最重要的。
"我们在会议期间默读这些备忘录," Bezos 说,"就像自习课一样。每个人围坐在桌子旁,我们默读,通常大约半小时,具体取决于我们读完文档需要多长时间。然后我们讨论它。"
你可以想象为什么这如此有益。有多少次你参加重要会议时,尽管你有最好的意图,但你的准备并不如你希望的那样充分?
"就像高中生一样,高管们会在会议上虚张声势,假装他们已经读过备忘录," Bezos 说,"因为我们很忙。所以,你必须真正抽出时间来阅读备忘录——这就是会议前半小时的用途。然后每个人都真正读过了备忘录,而不仅仅是假装读过。"
Bezos 之前就赞扬过这种方法的使用,因为它确保了在场每个人的全神贯注。此外,它还有助于更好地准备那些主持此类讨论的人——因为将这些备忘录整理在一起所需的技能和专注思考。"完整的句子更难写," 这位著名创始人解释道,"没有办法写出一份六页的叙事结构化备忘录而没有清晰的思考。"
我在自己的会议中使用过这种方法,可以证明它的有效性。作为会议主持人,你可以确保每个人都从坚实的基础开始,并且他们都在同一页面上。
但最重要的是,你给了你的团队他们做好工作所需的东西:
时间。
理解的时间。深入思考的时间。专注思考的时间。
所有这些都会带来更深入的发现。
记住这三条简单的规则:
遵循这三条简单的规则,将你的会议从浪费时间转变为产生绝妙想法的源泉。